Sådan kortlægger du lokale leverandører med byoversigter

Byoversigten som startpunkt for leverandørkortlægning

Når du leder efter lokale leverandører, er kommunen eller byen et naturligt udgangspunkt. Kommunen udgør den geografiske ramme, som de fleste lokale virksomheder identificerer sig med, og den er samtidig den enhed, offentlige lister, udbud og portaler normalt er organiseret efter.

Lokalportalerne er et eksempel på en oversigt, der netop tager udgangspunkt i denne geografi. Portalen samler det lokale Danmark ét sted, så du hurtigt kan finde din kommune, lokale virksomheder og guides til hverdagen i området. Portalen oplyser selv, at den dækker alle 98 kommuner, at kommunerne er grupperet i de fem regioner Hovedstaden, Sjælland, Syddanmark, Midtjylland og Nordjylland, og at indholdet også er ordnet i servicekategorier som lokale butikker, restauranter og caféer, sundhed og velvære, professionelle tjenester samt transport og uddannelse.

Formålet med at starte med en by- eller kommunal oversigt er at skabe overblik: Hvilke virksomheder findes i området, hvad laver de, og hvordan kontaktes de? Fra det brede overblik kan du gradvist skærpe fokus til de leverandører, der reelt passer til et konkret behov.

Hvorfor lokale leverandører skal med i overblikket

Erfaringerne fra Morsø Kommune viser, hvorfor det kan betale sig at kortlægge de lokale leverandører. I marts 2018 valgte kommunen at implementere en digital leverandørliste gennem platformen Comdia, som leveres af udviklingshuset Processio. Baggrunden var stigende bekymring blandt lokale erhvervsdrivende, der frygtede, at kommunen i for høj grad brugte de samme faste leverandører i stedet for at lukke nye ind.

Ved at registrere sig på den digitale leverandørliste kan virksomhederne gøre opmærksom på sig selv over for kommunen og lettere byde ind på opgaver, efterhånden som de offentliggøres i den tilhørende udbudsplan. Listen omfatter de mindre indkøb under EU's tærskelværdi for udbud, og når en virksomhed først er registreret én gang, kan den nemt vise interesse for fremtidige ordrer.

For medarbejderne i Teknik og Miljø i Morsø Kommune har platformen givet større gennemsigtighed om de mindre udbud, fordi oplysninger om, hvem der blev inviteret, hvem der vandt ordren, og kontraktens værdi er frit tilgængelige for de øvrige leverandører. Kommunen kan derfor lettere dokumentere, at indkøbsprocessen er foregået korrekt, og gennemsigtigheden er samtidig en garanti for, at markedet afsøges så bredt som muligt.

Indkøbskoordinator i Morsø Kommune, Birgitte Lund, beskriver effekten sådan: »Vi har fået lettere ved at række ud til alle relevante leverandører, når vi køber ind. Det betyder selvfølgelig, at vi kan hente de bedst tilbud hjem til kommunen, men samtidig at vi undgår, at enkelte virksomheder føler sig oversete.«

Vigtige indikatorer ved kortlægning af lokale leverandører

Udvikling i digital leverandørkortlægning i danske kommuner

Find de oversigter, der viser lokale leverandører

Der findes ikke én samlet kilde til alle lokale leverandører. I praksis findes flere typer oversigter, som hver viser en del af billedet, og som med fordel kan kombineres.

Den første type er kommunens egen leverandørliste eller leverandørportal. Både Morsø Kommune og Svendborg Kommune bruger en leverandørliste på Comdia-platformen. På Svendborg Kommunes side kan en virksomhed oprette en brugerprofil, få oprettet en fagprofil og derefter anmode om at blive registreret på kommunens leverandørliste, hvorefter virksomheden står til godkendelse hos kommunen.

Den anden type er oversigter over udbud. Viborg Kommune samler på sin leverandørside de aktuelle og kommende udbud og licitationer, som en leverandør kan byde ind på, og oplyser, at kommunen udbyder mange forskellige opgaver og varegrupper.

Den tredje type er bredere portaler og databaser. Lokalportalerne giver adgang til kommuner, lokale virksomheder og servicekategorier på tværs af landet. Fritvalgsdatabasen har et område kaldet »Leverandører & kontrakter«, hvor man vælger kommune og derefter ser oversigten over leverandører i kommunen; databasen skelner mellem brugertyperne borger, kommune, leverandør og øvrige og dækker hele landet.

Pointen er ikke at pege på én løsning, men at bruge de oversigter, der findes for den kommune eller by, du arbejder med, og supplere, når en enkelt kilde ikke giver det fulde billede.

Typer af oversigter over lokale leverandører

Læs og brug leverandørlisterne rigtigt

En leverandørliste er kun så nyttig som de oplysninger, der står i den. På Comdias leverandørliste, som Svendborg Kommune bruger, kan virksomheden skrive om sig selv og fortælle om referencer, produkter, medarbejdere og økonomi. Det er de felter, du bør læse efter, når du vurderer, om en virksomhed matcher et behov.

Fagprofilen er et nøgleelement. I Svendborgs vejledning beskrives det, hvordan virksomheden vælger de kategorier, der bedst beskriver den, ved at folde de enkelte hovedkategorier ud og gemme ændringerne. For dig, der kortlægger, betyder det, at du kan bruge fagprofilen til at sortere leverandører efter fagområde i stedet for at læse alle virksomheder igennem.

Kommunen bruger selv listen til at skabe gennemsigtighed omkring de kommunale opgaver og til at sikre, at leverandørerne forpligter sig til at overholde gældende dansk lovgivning og kommunens arbejdsklausuler med kædeansvar og krav til løn- og ansættelsesforhold. Svendborg Kommune stiller desuden krav om lærlingebeskæftigelse, når opgavens timer beløber sig til mere end 50.000 kr., og ved indkøb af restaurationsydelser over 10.000 kr. bruger kommunen alene leverandører, der er godkendt på kommunens leverandørliste.

Når du læser listen, er det derfor værd at være opmærksom på både de faglige oplysninger og de vilkår, virksomheden har accepteret. Det giver et mere retvisende billede af, hvad leverandøren reelt kan byde ind med.

Kobl leverandørerne til aktuelle og kommende udbud

En leverandørliste bliver først et arbejdsredskab, når den kobles til de opgaver, der faktisk skal løses. Viborg Kommune har på sin leverandørside en samlet liste over de aktuelle og kommende udbud og licitationer, som en leverandør kan byde ind på. Den liste viser, hvilke typer af opgaver og varegrupper der er i spil lokalt.

På Svendborg Kommunes leverandørportal kan man se, hvilke opgaver der er undervejs, og hvilke der er afsluttet, og man får blandt andet information om, hvem der har vundet, og hvem der har afgivet tilbud på opgaverne. Det giver et konkret billede af, hvilke lokale virksomheder der reelt deltager i konkurrencen.

I Morsø Kommune offentliggøres opgaverne i den tilhørende udbudsplan, og registrerede virksomheder kan løbende vise interesse for de ordrer, der kommer frem. Udbudsplanen fungerer dermed som bindeled mellem leverandørlisten og de kommende indkøb.

For din kortlægning betyder det, at du med fordel kan lægge udbudslisten ved siden af leverandøroversigten: Hvilke opgaver er på vej, hvilke fagområder kræver de, og hvilke lokale leverandører har profiler, der passer til dem?

Opbyg dit eget leverandørkort over byen

Du kan samle kortlægningen i et enkelt overblik ved at følge en fast fremgangsmåde.

Start med at vælge kommune eller by. Det er den ramme, resten af arbejdet holder sig inden for, og den gør det muligt at sammenligne på tværs af områder, hvis du senere udvider.

Indsaml virksomhedsoplysninger fra de relevante oversigter: kommunens egen leverandørliste og leverandørside, portaler som Lokalportalerne og databaser som Fritvalgsdatabasen med området »Leverandører & kontrakter«. Notér hvilken kilde hver oplysning kommer fra, så du senere kan gå tilbage og tjekke.

Opdel leverandørerne efter fagkategorier, så overblikket følger de områder, du typisk efterspørger. Brug de fagprofiler, virksomhederne selv har udfyldt, som udgangspunkt for inddelingen.

Notér de profildata, der er tilgængelige på listerne – eksempelvis referencer, produkter, medarbejdere og økonomi – samt kontaktoplysninger og eventuel status i forhold til kommunens registrering og godkendelse.

Saml det hele i ét enkelt dokument eller regneark med en række pr. leverandør og kolonner for kommune, fagkategori, profiloplysninger, kontakt og status. Hold formatet enkelt, så det er til at opdatere, når nye virksomheder registrerer sig, eller når udbudslisten ændrer sig.

Hold overblikket aktuelt og brugbart

En leverandørkortlægning bliver hurtigt forældet, hvis den ikke vedligeholdes. Nye virksomheder registrerer sig løbende, og profiler opdateres.

Følg derfor nye registreringer og godkendelser. På Svendborg Kommunes leverandørliste står en virksomhed til godkendelse hos kommunen, efter den har accepteret vilkårene, og modtager en e-mail, når den er blevet godkendt. Det betyder, at listen ændrer sig over tid, og at nye leverandører kan dukke op mellem to gennemgange.

Tjek desuden udbudsplaner og udbudslister med jævne mellemrum – Viborg Kommunes liste over aktuelle og kommende udbud og licitationer er et eksempel på en oversigt, der opdateres i takt med, at opgaver annonceres.

Opdater fagprofilerne i dit eget overblik, når virksomhederne ændrer kategorier eller tilføjer nye oplysninger, så matchningen mellem behov og kompetencer bliver ved med at være retvisende.

Vær også opmærksom på de support- og administrationsmuligheder, der hører til de enkelte oversigter. For Comdias leverandørliste kan man eksempelvis kontakte supporten på [email protected] eller telefon 7199 3672, hvis der er brug for hjælp til oprettelse. Endelig er det værd at huske erfaringen fra Morsø: Når en virksomhed først er registreret én gang, kan den let vise interesse for fremtidige ordrer – så sørg for, at dit overblik fanger både de registrerede og de godkendte leverandører.