Sådan bruger du åbningsmeddelelser i din lokale leverandørsøgning

Åbningsmeddelelsens rolle i den lokale leverandørsøgning

En åbningsmeddelelse er den første målrettede henvendelse til en lille gruppe udvalgte mulige lokale leverandører. Send den, når behovet er afgrænset, og den indledende research er lavet, men før du bruger tid på møder og besøg. Meddelelsen er kort: hvad du skal købe, hvilke krav der er ufravigelige, hvilke spørgsmål du vil have besvaret, og hvornår du skal have svar. Formålet er at få sammenlignelige svar nok til at beslutte, hvem der er værd at gå videre med.

Metodisk hører meddelelsen under desk research: indsamling af oplysninger, som indkøberen kan lave hjemme fra kontoret. Det er en billig metode, der ofte bruges til indledende undersøgelser, hvor indkøberen skal vælge, hvad der skal undersøges nærmere. Resultatet er ofte netop oplysninger, der mangler nærmere undersøgelse. Åbningsmeddelelsen flytter dig fra skrivebordet ud i markedet uden rejsetid.

Ifølge ehsj.dk kan leverandørsøgning blandt andet omfatte identificering og screening af potentielle leverandører, partner- og leverandørsøgning samt rådgivning om lokale markedsforhold. Åbningsmeddelelsen er punktet, hvor identificeringen bliver til en konkret forespørgsel til navngivne kandidater.

Er du offentlig ordregiver, erstatter meddelelsen ikke udbudsreglerne. Udbudslovens afsnit II og III regulerer EU-udbud og gælder kun for kontrakter over en vis værdi. Efter lovens § 5 må en ordregiver ikke udlevere fortrolige oplysninger fra ansøgere og tilbudsgivere. Brug derfor meddelelsen til markedsafdækning, og vær opmærksom på, hvilke oplysninger der kan deles med hvem.

Sådan bruger du en åbningsmeddelelse i din lokale leverandørsøgning

Fastlæg krav og prioriteringer før du kontakter leverandører

Indkøberen opstiller krav til både produktet og selve handlen og prioriterer dem, hvis ikke alt kan opfyldes i første omgang. Kravene kan handle om pris, mængde, farve, mål, indhold/komposition/blandingsforhold, leveringssted, datoer m.m. En prioriteret kravliste gør åbningsmeddelelsen præcis i stedet for generel.

Kravene kommer typisk fra virksomhedens kunder og skal videreformidles til leverandørerne. Del listen i to: ufravigelige krav, der straks kan udelukke en kandidat, og ønsker, der rangerer de kandidater, som kommer igennem. Prisen er ofte ikke det eneste, indkøberen har forventninger til. Det kan være lige så vigtigt, at leverandøren kan levere et produkt efter præcise anvisninger og mål, at varerne leveres til tiden, og at man er enige om betalingsbetingelser.

Formuler hvert ønske som et spørgsmål, der kan besvares kort og sammenlignes på tværs af leverandører: Hvilke mål og tolerancer kan I holde? Hvilken overflade? Hvilken pris ved forskellige mængder? Hvilken uge kan I levere? Hvordan er betalingsbetingelserne? Læg samtidig de nødvendige tekniske oplysninger ved allerede i meddelelsen. Det er indkøbers opgave at stille de nødvendige oplysninger til rådighed for leverandøren i rette tid, så leverandøren kan fremstille varerne til tiden.

Vigtige spørgsmål i en åbningsmeddelelse

Brug desk research til at finde og målrette mod lokale kandidater

Desk research foregår hjemme fra kontoret og skal føre dig fra et bredt marked til en liste af navngivne kandidater. Typiske kilder er egne leverandørlister og tidligere ordrer, brancheforeningers medlemslister, offentlige virksomhedsregistre, messekataloger og leverandørernes egne hjemmesider. Målet er at sende meddelelsen til konkrete virksomheder frem for til en portal.

Afgræns geografien efter dine egne krav. Den lokale leverandør symboliserer ofte tryghed og fleksibilitet, og kort afstand betyder ofte også kort leveringstid. En radius, der matcher dit krav til leveringstid og din mulighed for at komme på besøg, er et praktisk udgangspunkt for udvælgelsen.

Hold kandidaterne op mod den prioriterede kravliste, og notér, hvad der stadig er uafklaret. Desk research giver ofte kun oplysninger, der mangler nærmere undersøgelse, så de uafklarede punkter skal stå som spørgsmål i meddelelsen. Tilpas spørgsmålene til det lokale marked: Er kandidaten lokal, kan du spørge konkret til besøg, kapacitet og samarbejdsform, fordi du kan komme forbi og se forholdene.

Spørg ind til kvalitet, service, pris og leveringstid

Bossard beskriver fire primære ønsker til en samarbejdspartner: høj kvalitet, god service og rådgivning, lav pris og optimal leveringstid. De fire kan omsættes direkte til spørgsmål, der giver svar, du kan sammenligne.

Kvalitet handler om præcise emner i det optimale materiale og med den rette overfladekvalitet. Spørg, hvilket materiale og hvilken overfladebehandling leverandøren foreslår til din anvendelse, og hvordan mål og overflade dokumenteres ved leverance.

Service og rådgivning handler om god dialog og kompetent rådgivning om materiale, fremstillingsmetode eller andet, der kan påvirke pris og kvalitet positivt. Spørg, hvem der bliver din faglige kontaktperson, og bed om leverandørens eget forslag til, hvordan emnet kan fremstilles billigere eller bedre.

Prisen ønskes naturligvis altid så lav som muligt – ikke kun på kort sigt, men også på lang sigt. Spørg derfor, hvordan prisen udvikler sig ved gentagne leverancer og større mængder, ikke kun til prisen på den første ordre.

Leveringstid er ikke det samme som kortest mulig tid. Korte leveringstider står på de fleste virksomheders ønskeliste, men længere leveringstider på kontinuerlige leveringer, f.eks. fra Østeuropa eller Asien, kan være at foretrække for mange, fordi det kan sænke totalprisen. Derfor taler Bossard om optimale leveringstider. Spørg både til leveringstid på enkeltordrer og på løbende leverancer, og hvordan valget påvirker totalprisen.

Lokal tryghed eller global pris – brug svarene til at vælge retning

Svarene på åbningsmeddelelsen giver grundlaget for at vælge retning. Den lokale leverandør symboliserer ofte tryghed og fleksibilitet, mens de primære grunde til at overveje en leverandør fra Østeuropa eller Asien er pris og ekspertise. Ved global sourcing udnytter man de lavere produktionsomkostninger i produktionslandet og kan typisk også opleve lavere råvarepriser. I lande, hvor man har specialiseret sig i fremstillingen, findes en skare af eksperter og en avanceret maskinpark med erfaring i komplekse bearbejdningsprocesser.

Bossard beskriver tre overordnede valg ved valg af samarbejdspartner. Den lokale leverandør, der selv producerer, giver mulighed for i princippet selv at se emnerne blive fremstillet og møde producenten ansigt til ansigt. Til gengæld skal du selv finde leverandøren og foretage din egen kvalitetssikring af både leverandøren og de leverede emner, og valget vil ofte bero på en mavefornemmelse. Der kan også være udfordringer med leverandørens kapacitet på lang sigt: Kan leverandøren udføre fremtidige opgaver med det maskineri, der er til rådighed, eller skal du finde en ny leverandør? Fordelen er, at der ret hurtigt kan skiftes tempo i produktionen – opskaleres eller nedskaleres efter behov.

Den anden mulighed er en sourcing agent: en agent, der f.eks. befinder sig i Asien, eller en dansk agent, der rejser til produktionslandet. Agentens opgave er at source dine emner for dig, kommunikere med leverandøren og forhandle priser og andre betingelser. Agenten har typisk stor viden og et stort netværk og kan fungere som rådgiver. Brug meddelelsen til at afdække, hvordan agenten arbejder: Hvilke leverandører trækker den på? Hvordan dokumenteres kvaliteten? Hvem er din kontakt gennem forløbet?

Omsæt valget til spørgsmål, du kan stille nu: Hvor hurtigt kan I opskalere eller nedskalere produktionen? Hvilken kapacitet har I om et par år? Hvem står for kvalitetssikringen, hvis jeg ikke selv kan være til stede under produktionen? Svarene peger direkte på, om lokal fleksibilitet eller global pris og ekspertise passer til din situation.

Lokal vs. global leverandør: Sammenligning af fordele og ulemper

Følg op med field research og leverandørbesøg

Field research er indsamling af informationer direkte i forsyningsmarkedet, fx ved at besøge mulige leverandører og ved selvsyn se nærmere på mulighederne. Det gør field research mere præcis og anvendelig, men det er en dyr løsning. Brug derfor svarene fra åbningsmeddelelsen til at udvælge de få kandidater, der er værd at bruge rejsetid på.

Hos en lokal leverandør, der selv producerer, kan du i princippet selv se dine emner blive fremstillet og møde de personer, du samarbejder med. Tag de uafklarede punkter fra svaret med på besøget: materialer og overflade, hvordan mål holdes, hvordan kvaliteten kontrolleres, og om maskinparken kan klare fremtidige opgaver.

Afklar kontrol-leddet i god tid. Indkøberen kan have brug for at kontrollere det bestilte, når det ankommer til virksomheden. Aftal derfor allerede på besøget, hvordan prøver og dokumentation følger leverancerne.

Screen svar og vurder en eller flere leverandører

Screen svarerne mod den prioriterede kravliste, og sortér de kandidater fra, der ikke kan opfylde de ufravigelige krav. Derefter skal du vælge mellem én eller flere leverandører. Nogle gange kan virksomheden ikke selv vælge: Hvis der kun er én leverandør, der kan lave produktet, kan den ikke beslutte, at der skal være flere. Men ofte er der flere muligheder, og så må virksomheden tage stilling til, om den vil købe stort ind hos én leverandør eller fordele indkøbene på to eller flere.

Flere leverandører (multiple sourcing) giver risikospredning, større konkurrence og bedre markedskendskab. Ulemperne er mindre rabat, større administrationsomkostninger, risiko for uens kvalitet og manglende opmærksomhed.

Én leverandør (single sourcing) giver et mere integreret samarbejde, mulighed for mængderabat og lavere pris, ens kvalitet fra leverance til leverance, lavere administrationsomkostninger samt bedre service og fleksibilitet. Ulemperne er stor afhængighed – samarbejdet er meget følsomt – usikkerhed om leverancer, manglende konkurrence og manglende markedskendskab.

Brug svarene til at vurdere, om et flerleverandør-setup er nødvendigt i praksis. Peger svarene på kapacitetsbegrænsninger, på én enkelt virksomheds maskinpark eller på uafklaret kvalitetsdokumentation, taler det for at sprede risikoen. Er svarene derimod entydige på pris, kvalitet og kapacitet, ligger mængderabatten og de lavere administrationsomkostninger i et tættere samarbejde med færre leverandører.

Single sourcing vs. multiple sourcing – fordele og ulemper

Fra første henvendelse til samarbejde

Følg op på svarfristerne, og stil uddybende spørgsmål til det, der står uklart i svarene. Forhandl de betingelser, der ikke blev afklaret i meddelelsen – pris, betalingsbetingelser, leveringssted og datoer er blandt de krav, der skal være enighed om. Brug de samme spørgsmål til alle kandidater, så svarene forbliver sammenlignelige frem til valget.

Indkøberens opgaver fortsætter efter aftalen. Det er indkøbers ansvar at stille de nødvendige oplysninger til rådighed for leverandøren i rette tid, så leverandøren kan fremstille varerne til tiden. Det kan også være nødvendigt at kontrollere det bestilte, når det ankommer til virksomheden. Det er de samme forventninger, du formulerede i den første meddelelse – nu som drift.

Når samarbejdet kører, bliver opfølgningen til løbende leverandørstyring og kategoristyring. AFRY beskriver, at de hjælper virksomheder med at tage kontrol over indkøbene ved at effektivisere leverandørsamarbejder og kategoristyring. Valgte du single sourcing, ligger den løbende opfølgning på én relation. Valgte du flere leverandører for at få risikospredning og større konkurrence, skal du vedligeholde markedskendskabet og konkurrencen aktivt; ellers falder de fordele væk, du valgte setup'et for.